不動産売却前の必要書類について！契約締結時や決済時の必要書類も解説

不動産を売却する際には、各タイミングで必要な書類を正確に準備することが大切です。
とくに、契約締結前、契約締結時、決済時の3つの段階では異なる書類が求められます。
書類が不足すると手続きが滞り、売却スケジュールに大きな影響を及ぼす可能性があります。
この記事では、不動産売却の各段階で必要な書類や効率的な取得方法を詳しく解説します。

不動産売却前に必要な書類と取得方法について

不動産の売却を検討する際、どのような書類が必要かを早めに確認しておくことは、スムーズな売却活動の第一歩です。
マンションの場合は管理規約などをチェックし、保管場所が分からないときは管理組合へ問い合わせるなど早めの確認が望まれます。
書類に不備があると、買主に十分な説明ができず、購入意欲を損ねることもあるでしょう。
また、売却活動を開始してから書類が見当たらないことに気づくと、取得に時間がかかり、予定していた売却時期に影響が生じる場合もあります。
ここでは、売却前に用意しておきたい代表的な書類を取り上げ、その取得方法を解説します。

間取り図や測量図

間取り図は、物件の内部構造を把握するために欠かせない資料です。
簡単なリフォーム計画を思い描く際にも役立つため、買主が将来設計を考えるうえで重要になります。
部屋数やレイアウト、通路の広さなどがひと目で分かるため、買主が生活イメージを描きやすくなります。
多くの場合、建築時の設計図や不動産会社からの資料に含まれているため、まずは手持ちの書類を確認してください。
手元にない場合は、設計事務所や施工会社に問い合わせて入手する方法が考えられます。
一戸建てや土地の売却では、測量図の有無が重要です。
土地の境界や面積に誤差があると、売却後にトラブルが発生する可能性があるため、法務局で測量図を確認しましょう。
古い図面の場合、土地家屋調査士に依頼して最新の情報を得ることも検討してください。

建築確認済証や検査済証

建築確認済証は、新築や増改築の計画が建築基準法に適合していることを示す書類です。
増築やリフォームを実施している場合は、適切に確認申請がおこなわれていたかどうかを把握しておくことがとくに大切です。
検査済証は、完成後に建物が申請内容どおりに施工され、安全面でも問題ないことを示す証明書になります。
これらはとくに購入者が住宅ローンを組む際に重視されるため、不足していると融資審査で不利になる場合もあるかもしれません。
万一紛失した場合は、建築確認をおこなった自治体や民間確認検査機関で建築確認台帳記載事項証明書を取得し、代替書類として提示します。
書類の取得には日数がかかることがあるため、早めの対応が望まれます。

売買契約書

過去の売買契約書は、前回取引時の条件や特約事項を示す貴重な資料です。
変更があればその履歴を確認し、名義人や共有者に異動がないかも合わせて確かめましょう。
価格や引き渡し条件、瑕疵担保責任の範囲などが記載されており、後々のトラブルを防ぐ手掛かりになります。
とくに特約事項の内容は、現在の売却条件にも影響する可能性があります。
手元にない場合は、当時の仲介業者や司法書士、または保管を依頼していた機関などに連絡してみてください。

不動産契約締結時に必要な書類と取得方法について

契約締結時には、売買契約書への署名押印をはじめ、買主との正式な合意を取り交わす重要な場面です。
ここで書類が揃っていなかったり不備が見つかったりすると、契約自体が延期になるリスクがあります。
契約時の確認リストを作成し、スケジュールに余裕を持って動くことでトラブルを防ぎやすくなります。
事前に必要書類を確認し、漏れのないようしっかりと準備を進めましょう。

権利証

権利証（登記済権利証または登記識別情報）は、不動産の所有権を示す最も重要な書類です。
相続などで名義変更がおこなわれた履歴がある場合は、全体を通して不備がないかチェックしましょう。
2005年に導入されたオンライン登記システムによって、紙の登記済権利証から十二桁の数字による登記識別情報へと移行しました。
紛失した場合、再発行はできませんが、司法書士の助力や法務局の事前通知制度を用いて手続きを進められます。
ただし、通常より時間と手間がかかるため、契約予定日に間に合うよう早めに対処してください。
この書類がないと所有権移転登記がスムーズにおこなえず、買主との信頼関係にも悪影響を及ぼす可能性があります。

建築確認済証

建物が法令に適合していることを示す書類で、買主の安心感を高めるうえでも提示が求められることがあります。
違法建築であれば融資が下りないケースもあるため、購入者にとって判断材料となる重要な書類です。
紛失時には、建築確認台帳記載事項証明書を手配し、代替資料として提出するようにしましょう。
住宅ローンを利用する買主の場合、融資の審査書類として提出を求められることが多いため、注意が必要です。

本人確認書類と印鑑証明書

売買契約書には実印を押すため、実印の登録状況を示す印鑑証明書が不可欠です。
これは市区町村の役所で取得でき、発行日から三か月以内のものが有効となります。
くわえて、運転免許証やマイナンバーカードなど写真付きの本人確認書類も用意しましょう。
住所が現住所と異なる場合は住民票を併せて提出することが求められます。
共有名義の物件は、共有者全員分の書類を揃える必要があるため、手間と時間を要する点に留意してください。

不動産決済時に必要な書類と取得方法について

売買契約が無事に締結した後は、残代金の受領や所有権移転登記をおこなう決済のステップへと進みます。
決済時に必要な書類が不足していると、その場で取引が完了できず、再調整が必要になるケースもあるため注意しましょう。
とくに、買主がローンを利用している場合、金融機関と日程を合わせておこなう決済になるため、書類不足が深刻な影響を及ぼすこともあります。

固定資産評価証明書

固定資産課税台帳に基づき算出された不動産の評価額を証明する書類です。
課税明細書があっても最新の評価が反映されていない場合があるため、最新のものを取得しておきましょう。
登録免許税や不動産取得税の計算に用いられるため、準備が欠かせません。
物件所在地の市区町村役所や都税事務所の窓口、あるいは郵送申請で取得できます。
たとえば、東京都23区内の物件であれば、管轄の都税事務所に問い合わせると案内を受けられます。
取得には数百円程度の手数料がかかる場合が一般的ですが、自治体によって異なるため事前に確認してください。
この書類がないと税額の算定がおこなえず、登記手続きが遅れる可能性があります。

登記

決済時には買主への所有権移転登記をおこない、正式に名義を移すことになります。
所有権移転時に備え、必要になる書類を一覧にして確認しておくと当日の手続きが円滑です。
この手続きに必要となるのが、権利証（登記識別情報）や印鑑証明書、本人確認書類です。
権利証を紛失している場合でも、司法書士に依頼して本人確認情報を提出すれば手続きを進められます。
法務局の事前通知制度を利用する場合は、通知に対する応答を待つ期間が発生することもあるので、スケジュールに余裕をもって準備しましょう。
登記には専門知識が必要なため、多くの売主が司法書士に依頼します。
報酬や必要書類、手続きの段取りなどをあらかじめ相談し、スムーズに進めましょう。

まとめ

不動産売却では、契約前、契約締結時、決済時で求められる書類が異なるため、各段階の手続きを意識した上で準備を進めることが重要です。
書類不足や紛失が判明すると、契約や決済の延期、買主側の融資審査への影響など、さまざまなリスクが生じる可能性があります。
そのため、早めに必要書類を確認し、取得方法や問い合わせ先を把握しておくことが大切です。
もし書類が見つからない場合や記載事項に不備がある場合は、司法書士や専門機関に相談し、代替資料の用意や修正手続きをおこなってください。
売却の成功には、買主との信頼関係を築くことが欠かせません。
今回の情報を参考に、各段階で必要な書類をしっかりと揃え、スムーズな売却手続きを目指しましょう。